Beim Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) werden die Versichertenstammdaten, die auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) von GKV-Versicherten gespeichert sind, aktualisiert und die Gültigkeit der Karte überprüft. Sowohl die Prüfung als auch die Aktualisierung erfolgen automatisiert beim Einlesen der eGK. Die Online-Prüfung wird bei jedem ersten Einlesen der Karte im Quartal durchgeführt, die Aktualisierung nur dann, wenn das System neue Informationen meldet.

Seit dem 1. Januar 2019 müssen alle Praxen laut Gesetz (§291 Absatz 2b SGB V) an die TI angeschlossen sein und jede Betriebsstätte muss, für jeden behandelten GKV-​Versicherten und in jedem Quartal erneut das VSDM durchführen. Wenn möglich sollte dies beim ersten Arzt-​Patienten-Kontakt im Quartal geschehen. Vertragsärzte und -psychotherapeuten erhalten eine Honorarkürzung in Höhe von 2,5 Prozent, wenn die erforderliche Ausstattung in der Praxis nicht vorhanden ist.

Ausnahme von der VSDM-​Pflicht

Laborärzten, Pathologen, Anästhesisten und Transfusionsmedizinern ohne persönlichen Arzt-​Patienten-Kontakt ist die Durchführung des VSDM nicht möglich. Daher besteht in diesen Fällen keine Pflicht zum VSDM, aber dennoch die Pflicht zur TI-​Anbindung ab dem 30. Juni 2020.

Ersatzverfahren

Im Fall einer technischen Störung wendet die Praxis das Ersatzverfahren an. Dafür müssen die Daten „händisch“ erfasst werden (Bundesmantelvertrag-Ärzte, Anlage 4a). Die Versicherten müssen im Ersatzverfahren durch ihre Unterschrift auf dem Abrechnungsschein (Vordruckmuster 5) bestätigen, dass sie gesetzlich versichert sind. Dies gilt nicht für das Vordruckmuster 19 (Notfall-/ Vertretungsschein), sofern es im Notfall verwendet wird.

Im Ersatzverfahren sind - auf Grund von Unterlagen in der Patientendatei oder von Angaben des Versicherten - folgende Daten zu erheben:

• die Bezeichnung der Krankenkasse,
• der Name und Vorname und das Geburtsdatum des Versicherten,
• die Versichertenart,
• die Postleitzahl des Wohnortes und
• nach Möglichkeit auch die Krankenversichertennummer.

Weitere aktuelle Informationen finden Sie unter folgendem Link:

• KBV - Versichertendatenmanagement

Das Notfalldatenmanagement (NFDM) umfasst notfallrelevante Informationen (z. B. Allergien, Diagnosen, Arzneimittel), die direkt auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) gespeichert und von ihr abgerufen werden können. Der Einsatz des NFDM in den Praxen ist verpflichtend, sofern die technischen Komponenten in der Praxis vorliegen. Anspruch haben alle Versicherten mit Vorerkrankungen, Allergien oder ähnlichen, von denen Ärzte und medizinisches Personal in einem Notfall Kenntnis haben sollen.

Zu den notfallrelevanten Informationen gehören:

• Notfallrelevante medizinische Informationen (z. B. Diagnosen oder Medikationen)
• Hinweise zum Aufbewahrungsort vom Organspende-​Ausweis
• Patientenverfügung
• Vorsorgevollmacht
• Kontaktdaten (z. B. von behandelnden Ärzten)

Angelegt wird der Notfalldatensatz durch Ärzte, die eine umfangreiche Kenntnis zu den bestehenden medizinischen Informationen (z. B. Diagnosen, Befunden, etc.) ihrer Patienten haben. Eine Aktualisierung der notfallrelevanten Informationen soll von allen Ärzten oder Psychotherapeuten vorgenommen werden.

Vorgang:

• Patient wird über das NFDM aufgeklärt und Leistungserbringer holt sich eine Einwilligung
• Notfallrelevante Informationen werden über das PVS für den Datensatz ausgesucht
• Mittels eHBA wird der NF-Datensatz elektronisch signiert
• Auf der eGK wird der NF-Datensatz gespeichert
• Wenn vom Patienten gewünscht kann der Datensatz ebenfalls in der ePA gespeichert werden
  
  

Zukünftig wird der NFDM weiterentwickelt und soll dann auch Teil der elektronischen Patientenakte sein.

Weitere aktuelle Informationen finden Sie unter folgendem Link:

• KBV - Notfalldatenmanagement

Der elektronische Medikationsplan (eMP) kann ebenfalls auf der eGK gespeichert und abgerufen werden. Er beinhaltet Angaben zur aktuellen Medikation sowie medikationsrelevante Angaben wie Allergien und Unverträglichkeiten, Informationen zur Anwendung der Präparate oder medizinische Individualparameter. Aufgeführt werden können auch solche Arzneimittel, die aktuell nicht mehr eingenommen werden, jedoch in die Überprüfung der Sicherheit der Arzneimitteltherapie einbezogen werden müssen. Der eMP ist somit die digitale Weiterentwicklung des im Oktober 2016 eingeführten bundeseinheitlichen Medikationsplan (BMP).

Die Erstellung und Aktualisierung des eMP in den Praxen ist auf Wunsch des Patienten verpflichtend, sofern die Voraussetzungen nach §29a BMV-Ä erfüllt und die technischen Komponenten in der Praxis vorliegen.

Weitere aktuelle Informationen finden Sie unter folgenden Links:

• KBV - Elektronischer Medikationsplan
• gematik - Elektronischer Medikationsplan

Nach aktueller Rechtslage sind Praxen seit dem 1. Juli 2022 verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Das Muster 1 zur Ausstellung einer AU-Bescheinigung entfällt und ist nicht mehr gültig. Diese Vorgabe ist im Terminservice-​​und Versorgungsgesetz (TSVG) (§295 Abs. 1 SGB V) festgelegt.  Neben einer Anbindung an die TI, einem eHBA und dem eAU Modul wird für die Übermittlung der Kommunikationsdienst im Medizinwesen (KIM) benötigt. Seit dem 1. Januar 2023 erfolgt die digitale Bereitschaft der AU-Daten für Arbeitgeber durch die Krankenkasse.

Diese Patienten benötigen weiterhin einen Ausdruck:

Ärzte müssen die AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber nur noch in Ausnahmefällen auf Wunsch des Patienten ausdrucken. Dies könnte insbesondere für Arbeitslose, Studierende sowie Schülerinnen und Schüler relevant sein. Ein Ausdruck für den Arbeitgeber muss weiterhin unterschrieben werden. Das Ausstellen des Arbeitgeberausdrucks im Bedarfsfall ist in den Versicherten- und Grundpauschalen enthalten.

Für den Patientenausdruck gibt es bislang kein elektronisches Pendant, wodurch diese den Patienten weiterhin mitgegeben werden müssen.

Ersatzverfahren

• eAU-Versand an Krankenkasse nicht möglich: Das PVS speichert die eAU-Daten und versendet diese erneut, sobald die Möglichkeit wieder besteht.
• Bereits beim Ausstellen ist erkennbar, dass die eAU nicht elektronisch versendet werden kann: Praxis händigt dem Patienten dem Patienten neben dem Patientenausdruck zwei weitere unterschriebene Ausfertigungen für die Krankenkasse und den Arbeitgeber aus. Diese werden vom Patienten weitergeleitet.
• Praxis stellt später fest, dass eine TI-Störung vorliegt und die eAU nicht am nächsten Werktag an die Krankenkasse übertragen werden kann: Praxis versendet die Papierbescheinigung selber an die zuständige Krankenkasse. Praxen können hierfür die GOP 40130 abrechnen.

Weitere aktuelle Informationen finden Sie hier:

• Praxisinformation - Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
• KBV - Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Der elektronische Arztbrief (eArztbrief) ermöglicht Praxen die digitale Versendung von Arztbriefen gegenüber der herkömmlichen Versendung in Papierform. Er wird mittels des eHBA qualifiziert elektronisch signiert (QES). Durch den elektronischen Empfang und Versand aus dem PVS heraus entfallen Extravorgänge, die zu einer Zeitersparnis führen können. Seit 30. Juni 2024 müssen Vertragsärzte und -psychotherapeuten mindestens die Empfangsbereitschaft eines eArztbriefes nachweisen können.

Damit ein sicherer Versand und Empfang ermöglicht werden können, muss dies über den KIM-Dienst erfolgen, der die besonderen Sicherheitsanforderungen erfüllt.

Versand:

• eArztbrief wird im PVS erstellt
• eArztbrief wird mithilfe des eHBA qualifiziert elektronisch signiert
• Im PVS wird der Empfänger über den VZD gesucht (ggf. Favoritenliste vorhanden)
• eArztbrief wird an den Empfänger versendet und dabei automatisch verschlüsselt

Empfang:

• eArztbrief wird in der empfangenden Praxis automatisch entschlüsselt und im Posteingang für KIM dargestellt
• Empfangender eArztbrief wird meistens automatisch dem entsprechenden Patienten zugeordnet, eine manuelle Zuordnung ist alternativ auch möglich

Die Suche im Verzeichnisdienst (VZD)

Der Verzeichnisdienst (VZD) dient als zentrales Adressierungsverzeichnis - ähnlich einem allgemeinen Adressbuch - für die Anwendungen innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI). Die Informationen des TI-​VZD sind nur für Teilnehmer der TI einsehbar.

Mit dem TI-​VZD kann beispielsweise der gezielte Nachrichtenversand über den KIM-Dienst oder die Berechtigungsvergabe der elektronischen Patientenakte genutzt werden.

Die im TI-Verzeichnisdienst hinterlegten Basisdaten der Betriebsstätte umfassen:

• Name der Betriebsstätte
• Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort
• Bundesland (KV-​Bereich der Betriebsstätte)
• BSNR
• Spezielle Fachgebietscodierung

Tipp:

Alternativ können KIM-Adressen auch über die Kollegensuche der KBV ermittelt werden. Sie bietet die Möglichkeit nach mehreren Ärzten in der Umgebung, aber auch einzelnen Kollegen zu suchen. Sobald der gewünschte Kollege gefunden wurde, lässt sich die KIM-Adresse der Praxis über den Button „KIM-Adresse ermitteln“ anzeigen. Die Kollegensuche finden Sie hier.

Weitere aktuelle Informationen finden Sie unter folgendem Link:

• KBV - Elektronischer Arztbrief
• gematik - VZD

KIM steht für Kommunikation im Medizinwesen und ist der Kommunikationsdienst über den Vertragsärzte und -psychotherapeuten untereinander und zukünftig auch mit anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens kommunizieren. Er wird benötigt um eAUs und eArztbriefe zu versenden. KIM ermöglicht eine sichere Nachrichten- und Datenübertragung, indem Nachrichten digital verschlüsselt und versendet werden.

Um KIM nutzen zu können, wird neben einem Anschluss an die TI auch ein KIM-Modul und eine KIM-Adresse (ähnlich einer E-Mail-Adresse) benötigt. Letzteres erhalten Ärzte und Psychotherapeuten bei KIM-Dienst-Anbietern, die auch das KIM-Client-Modul zur Verfügung stellen. Im TI-Verzeichnisdienst, ähnlich einem Adressbuch, sind alle KIM-Adressen von KIM-Nutzern erfasst und auffindbar.

Bei der KIM-Adresse wird zwischen einer Institutions- oder personenbezogen Adresse unterschieden. Institution- bzw. praxisbezogene KIM-Adressen werden bei der Einrichtung dem Praxisausweis (SMC-B Karte) zugeordnet. Somit hat nicht nur der Leistungserbringer, sondern auch sein Praxispersonal Zugriff auf die KIM-Nachrichten. Es kann auch eine persönliche KIM-Adresse für Ärzte/Psychotherapeuten erstellt werden. Bei der Einrichtung wird die KIM-Adresse dem eHBA zugeordnet, sodass der Leistungserbringer ein eigenes, persönliches Postfach hat.

Der KIM-Dienst kann von verschiedenen Herstellern bezogen werden, wobei laut gematik Vorgaben immer eine Kompatibilität zwischen dem PVS und KIM-Dienst gegeben ist. Mit kv.dox stellt auch die KBV einen KIM-Dienst bereit, den Praxen nutzen können.

Alternativ zur Standardsuche im PVS können Sie die KIM-Adressen mithilfe der Kollegensuche der KBV auffinden.

Weitere aktuelle Informationen finden Sie unter folgenden Links:

• KBV - KIM
• gematik - KIM

Das elektronische Rezept (eRezept) ist die digitale Form der bisherigen papiergebundenen ärztlichen Verordnung. Es ist seit dem 1. Januar 2024 eine bundesweit verpflichtende Anwendung und für verschreibungspflichtige Arzneimittel zulasten der gesetzlichen Krankenversicherung zu verwenden. Sofern Praxen die notwendigen Softwarevoraussetzungen nicht vorhalten, droht eine Reduzierung der TI-Pauschale, sowie eine Honorarkürzung um ein Prozent ab Mai 2024.

Ausgestellt werden eRezepte wie bisher auch über die Verordnungssoftware. Mittels des eHBA werden Rezepte elektronisch signiert, die KBV empfiehlt hierzu die Nutzung der Komfortsignatur. Nach dem Signaturprozess wird das eRezept auf den entsprechenden Fachdienst der gematik übertragen. Die Apotheke kann dort mithilfe von drei verschiedenen Einlösewegen die Daten abrufen:

• eGK: Patienten können durch das Stecken ihrer eGK in der Apotheke, die für Sie ausgestellten eRezepte einlösen. Das Stecken der eGK berechtigt die Apotheke, alle für den Patienten vorhandenen eRezepte zu bedienen.
• Token-Ausdruck: Neben der eGK-Lösung können eRezepte auch mithilfe des Token-Ausdruckes eingelöst werden. Dieser wird durch das Praxisverwaltungssystems erstellt und dem Patienten in Papierform mitgegeben. In der Apotheke wird der Token (ähnlich einem QR-Code) gescannt und der Patient erhält sein Medikament. Auf einen Token-Ausdruck passen bis zu drei Verordnungen, die entweder alle über den „Sammel-Token“ oder einzeln eingelöst werden können. Auf Patientenwunsch hin müssen Ärzte ihren Patienten einen Ausdruck aushändigen.
• eRezept-App: Mithilfe der eRezept-App können Patienten ebenfalls die für sie ausgestellten eRezepte einlösen. In der App wird der Token angezeigt, der von der Apotheke eingescannt wird. Alternativ kann der Patient diesen auch an eine Versandapotheke übermitteln. Für die Nutzung der App ist eine neue NFC-fähige eGK mit Pin oder die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises notwendig, mit der sich der Patient bei der App authentifizieren muss.
• CardLink: Der eHealth-CardLink (eH-CL) ist seit 2024 der vierte Einlöseweg für das eRezept. Der Patient erzeugt mit seiner NFC-fähigen eGK und seinem Smartphone über CardLink einen VSDM-Prüfungsnachweis. Hierfür werden Apps durch (Online-) Apotheken bereitgestellt, über die Patienten sich authentifizieren und anschließend ihre eRezepte bei der jeweiligen (Versand-) Apotheke einlösen können. Der VSDM-Prüfungsnachweis wird von der (Versand-) Apotheke verwendet, um eRezepte des Patienten vom Fachdienst abzurufen. Weitere Informationen zu CardLink finden Sie hier.

Bei technischen Problemen oder bei Heim- und Hausbesuchen darf auf Muster 16 zurückgegriffen werden. Optional können apothekenpflichtige Arzneimittel für Selbstzahler der gesetzlichen Krankenversicherung (blaues Rezept) oder apotheken- und verschreibungspflichtige Arzneimittel zulasten der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen sowie elektronische Empfehlungen von apothekenpflichtigem Arzneimittel (grünes Rezept) als eRezept verordnet werden.

Technische Voraussetzungen

• Anbindung an die Telematikinfrastruktur
• eRezept-Modul/Funktion im PVS
• aktivierter eHBA inkl. PIN
• die Komfortsignatur (empfehlenswert)
• Drucker mit mind. 300 dpi für den Tokenausdruck (auf DIN A4 oder A5)

Weitere aktuelle Informationen finden Sie unter folgenden Links:

• KBV - eRezept
• gematik - eRezept
• KVN - eRezept

Mitglieder erhalten eine Honorarkürzung in Höhe von 1 Prozent, wenn die erforderliche Ausstattung in der Praxis nicht vorhanden ist. Bestimmte Fachgruppen sind von den Kürzungen ausgenommen. Eine Auflistung der Ausnahmen finden Sie hier.

Die elektronische Patientenakte (ePA) stellt den zentralen Speicherort für alle relevanten medizinischen Informationen wie Befunde, Diagnosen, Therapiemaßnahmen, Medikationsplan und Notfalldatensatz dar und unterstützt somit die Leistungserbringer bei der Behandlung von Patienten. Dabei soll die ePA sektoren- und einrichtungsübergreifend zur Verfügung stehen.

Seit dem 1. Juli 2021 muss die ePA in Praxen ausgelesen werden können. Sofern Praxen die nötigen Voraussetzungen (u. a. entsprechendes PVS ePA-Modul) nicht vorhalten kommt es zu Honorarkürzungen um ein Prozent.

Ab 2025 erhalten alle gesetzlich Versicherten eine elektronische Patientenakte. Dann sind Ärzte und Psychotherapeuten gesetzlich verpflichtet, eine Reihe von Daten aus der aktuellen Behandlung und sofern elektronisch vorliegend, in die ePA hochzuladen. Voraussetzung ist hierfür, dass ein Zugriff auf die ePA besteht. Die ePA ist eine patientengeführte Akte, der Patient bestimmt, welche Daten in der ePA gespeichert und auf welche Daten zugegriffen werden dürfen. Dabei wird jeder Zugriff protokolliert.

Wichtig ist, dass die elektronisch Patientenakte nicht die Behandlungsdokumentation im Praxisverwaltungssystem ersetzt.

Weitere Informationen zur elektronische Patientenakte finden Sie gesondert hier

Aktuelle Informationen finden Sie unter folgenden Links:

• KBV - ePA
• KBV - ePA für Alle
• gematik - ePA

Der TI-Messenger (TI-M) funktioniert wie ein herkömmlicher Messenger-Dienst. Er soll eine schnelle und sichere Echtzeit-Kommunikation im Gesundheitswesen ermöglichen, indem Informationen ortsunabhängig, sektorenübergreifend und unkompliziert verschicken werden können. Die Identität des Empfängers und Absenders wird hierbei, ähnlich wie beim KIM-Dienst, stetig überprüft. Seit Q2/2024 stehen bereits erste, von der gematik zertifizierter TI-Messenger zur Verfügung. Damit Praxen TI-M nutzen können benötigen sie eine TI-Anbindung.

Durch verschiedene Ausbaustufen werden in den nächsten Jahren weitere Funktion für TI-M hinzukommen. In der ersten Ausbaustufe wird die ad-hoc Kommunikation zwischen den verschiedenen Leistungserbringern der Heilberufe ermöglicht. Die zweite Ausbaustufe beinhaltet den Austausch zwischen den Leistungserbringern und den Patienten, sowie zwischen den Patienten und Krankenkassen. Diese Funktion wird voraussichtlich ab 2025 verfügbar sein. In der dritten Ausbaustufe steht der Austausch zwischen Patienten und Leistungserbringern über Videochat im Vordergrund.

Weitere aktuelle Informationen finden Sie unter folgendem Link:

• gematik - TIM