Das Verfahren zur elektronischen AU-Bescheinigung sieht seit dem 1. Juli 2022 vor, dass die Daten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch an die Krankenkasse versendet werden. Seit dem 1. Januar 2023 ist nun auch vorgesehen, dass Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer gesetzlich versicherten Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abrufen. Arbeitnehmer müssen sich dann bei ihrem Arbeitgeber zwar noch „krankmelden“, aber es entfällt die Pflicht des Arbeitnehmers, seine Arbeitsunfähigkeits-bescheinigung in Papierform bei seinem Arbeitgeber einzureichen.

Arztpraxen müssen also Patienten nicht mehr in jedem Fall eine ausgedruckte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber aushändigen. Es gilt aber zu beachten, dass Patienten Papierausdrucke für den Arbeitgeber weiterhin verlangen können. Hintergrund ist eine Regelung im Entgeltfortzahlungsgesetz, die der Gesetzgeber mit Blick auf denkbare technischen Störungen geschaffen hat. Patienten können sich danach trotz der Verfahrensumstellung auch weiterhin eine ordnungsgemäße, d. h. insbesondere schriftliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit den für den Arbeitgeber bestimmten Daten vom Behandler ausstellen lassen, die die Praxis dann auch auszustellen hat (§5 Abs. 1 EntFG in Verbindung mit §109 Abs. 1 S 5 SGB IV). Da möglicherweise noch nicht alle Arbeitgeber auf das neue Verfahren umgestellt haben und um nachträgliche Anfragen der Patienten nach einer Papierbescheinigung zu vermeiden, können Praxen sich späteren Aufwand ersparen, indem vorerst auch weiterhin die AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber ausgedruckt wird.

Falls gewünscht, können Patientinnen und Patienten weiterhin für sich selbst als Information einen Papierausdruck erhalten, wie lange sie krankgeschrieben sind. Dieser Ausdruck muss nicht unterschrieben werden.

Bei Nicht-​GKV-Versicherten (z. B. bei Versicherten der sogenannten sonstigen Kostenträger) zeigt Ihr PVS Ihnen an, dass die digitale Übermittlung der AU-​Daten an die Krankenkasse nicht möglich ist. Für diese Patienten kommt bis auf weiteres das Ersatzverfahren zum Einsatz, d. h. Praxen drucken die Ausdrucke für Krankenkasse, Arbeitgeber und Versicherte aus und geben diese dem Patienten mit.

Hier finden Sie weitere Informationen:

• Informationen zur Übergangsregelung
• KBV-​Themenseite eAU
• Erklärvideo zur eAU
• Praxisinformation zur eAU

Bis zum 30. Juni 2022 galt die Übergangsregelung und somit die Nutzung vom „gelben Schein“ (Muster 1). Seit dem 1.Juli.2022 muss die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung via KIM-Dienst an die zuständige Krankenkasse übermittelt werden.

Sofern eine Übermittlung an die Krankenkasse nicht möglich ist, werden die Daten vom PVS gespeichert und eine Übermittlung erfolgt, sofern die Anbindung wieder besteht. Sofern der Patient bzw. die Patientin noch in der Praxis ist, kann die AU auch ausgedruckt werden auf dem Stylesheet mitgegeben werden, sodass der Versicherte die Übermittlung an die Krankenkasse übernimmt. Wurde die Praxis bereits verlassen und ein digitaler Versand ist auch bis zum nachfolgendem Werktag nicht möglich (im PVS erscheint eine Fehlermeldung, welche auch zeitverzögert auftreten kann), muss die Praxis die Papierbescheinigung an die Krankenkassen versenden.

Hier finden Sie weitere Informationen:

• KBV-​Themenseite zum KIM-​Dienst
• KBV-​Themenseite zum KIM-​Dienst KV.dox
• Gematik Informationsvideo zum KIM-​Dienst

Weitere Informationen zum Stylesheet finden Sie hier: https://update.kbv.de/ita-update/DigitaleMuster/eAU

Welcher Drucker hierfür eingesetzt wird, entscheiden Praxen selbst. Unter Berücksichtig der Anforderung zum Drucken eines Barcodes auf dem Stylesheet, sollte auf Nadeldrucker jedoch zwingend verzichtet werden bzw. eine Umrüstung auf andere Druckverfahren erfolgen. Wir empfehlen daher einen Wechsel auf eine Tintenstrahl oder Laserdrucker.

• eAU-​Update liegt vor und ist vom Systemhaus freigegeben
• Ihre KIM-​Adresse liegt vor, die KIM-​Schnittstelle im System ist einrichtet und funktionsfähig (KIM kann getestet werden, indem die Praxis sich selbst eine Nachricht zusendet)
• der eHBA2 liegt vor und ist freigeschaltet
• Stapel-​ und/ oder Komfortsignatur sind möglich und wurden vorab getestet

Das PVS unterstützt Praxen dabei, die AU-​Daten zukünftig elektronisch zu verschicken. Das soll in der Praxis genauso komfortabel geschehen wie heute das Bedrucken des Papierformulars.

eAU - Ablauf

• AU im PVS aufrufen und befüllen
• Daten elektronisch signieren (eHBA)
• Je nach PVS „Drucken und Versenden“ auswählen und anklicken
• Im neuen Fenster „Bestätigen“ anklicken
• PVS startet elektronische Übermittlung an die Krankenkasse per KIM
• Ausdrucke für Arbeitgeber und Patienten auf ausdrücklichen Wunsch der Patientin bzw. des Patienten ausdrucken und unterschreiben

Die nachfolgende Grafik stellt schematisch dar, wie der Versand einer eAU grundlegend erfolgt und ab wann eine eAU als erfolgreich übermittelt gilt. In diesem Zusammenhang gilt es zu beachten, dass der Samstag nicht als Werktag (BMV-Ä) definiert ist. Wir empfehlen immer eine Zustellbestätigung anzufordern. Das weitere Vorgehen ist in der folgenden Grafik erläutert.

eAU - Ablauf

Praxen sollten mit dem Softwareherstellern Kontakt aufnehmen, um eine Behebung von möglichen Softwarefehlern vorzunehmen und die Daten erneut zu senden. Der Versand der digitalen Daten erfolgt nach Behebung der Störung in der Regel automatisch.

Um das für die Praxen aufwändigere Ersatzverfahren zu vermeiden, empfehlen wir die Nutzung der Komfortsignatur, die Probleme beim digitalen Versand in der Regel sofort erkennen lässt.

Wenn in Rahmen des Ausstellens oder beim Versand der eAU bereits erkennbar ist, dass die eAU am Tag der Feststellung sowie am nächsten Werktag nicht elektronisch an die Krankenkasse verschickt werden kann, händigen Praxen dem Patienten die notwendigen Ausfertigungen unterschrieben aus.

Wenn die digitale Datenübermittlung an die Krankenkasse vorübergehend nicht möglich ist, werden die Daten vom PVS gespeichert und der Versand erfolgt, sobald dies wieder möglich ist. Je nach Praxissoftware erfolgt der erneute Versand automatisch oder muss manuell angestoßen werden, sobald die Störung behoben ist.

Hat der Patient die Praxis bereits verlassen und der digitale Versand ist auch bis zum Ende des nachfolgenden Werktages nicht möglich, muss die Praxis die Papierbescheinigung an die Krankenkasse versenden. Die offizielle Diktion zum Ersatzverfahren eAU ist im Bundesmantelvertrag hinterlegt (vgl.  §4 Absatz 4.1.4 Anlage 2b BMV-Ä)

Wird die Fehlermeldung (z. B. TI-​Störung) zu spät bemerkt und deshalb eAU´s auch am nächsten Werktag nicht an die Krankenkassen übermittelt werden, versenden Praxen selbst die Papierbescheinigung postalisch an die zuständige Krankenkasse.

Nein. Für den Versand der Ausdrucke per Brief sind mit den Krankenkassen neue Kostenpauschalen ausgehandelt worden.

Sofern eine elektronische Übermittlung an die Krankenkasse nicht möglich ist und dies aber erst dann in der Praxis, nachdem der Patient die Praxis bereits verlassen hat und die Übermittlung nicht bis zum Ende des nachfolgenden Werktags nachgeholt werden kann, fest gestellt wird, kann für das Versenden der eAU an die Krankenkasse die GOP 40130 (0,86 Euro) abgerechnet werden. Bitte beachten Sie, dass diese GOP nur für den Postversand der ausgedruckten Stylesheets und nicht für den Versand von Muster 1 abgerechnet werden.

Für den Versand der Ausdrucke für Arbeitgeber und Patient nach einem Hausbesuch kann die GOP 40131 (0,86 Euro) abgerechnet werden. Die digitale Übermittlung an die Krankenkasse ist in diesem Fall direkt aus der Praxis möglich.

Da es im Rahmen des Versandes einer eAU zu technischen Fehlern in den Dateien (Nutzdaten) oder zu technischen Fehlern beim Einsatz des Kommunikationsdienstes kommen kann, dürfen

Krankenkassen u.a. die folgenden Fehlerzustände an Sie (Absender) zurückmelden:

• Übermittlung eines Patienten an eine nicht zuständige Krankenkasse
• Technische Fehler bei der Validierung der Nutzdaten
• Signaturfehler der Nutzdaten oder der KIM-​Nachrichten
• Verschlüsselungsfehler der Nutzdaten oder der KIM-​Nachrichten
• Inhaltliche Fehler in der eAU wie z. B. ICD Schlüssel, Beginn der AU oder das Feststellungsdatum fehlt in der eAU
• Verschlüsselungsfehler der Nutzdaten oder der KIM-Nachrichten

Wenn die empfangene Nachricht von der Krankenkasse eine Fehlernachricht ist, dann zeigt die Praxissoftware dem Anwender die entsprechenden Meldungen mit einem Fehlercode an und kennzeichnet die versendete eAU- als fehlerhaft und zeigt dies in geeigneter Form in der Patientenakte (im PVS) und in der Nachrichtenübersicht an.

Die Praxissoftware stellt sicher, dass der Anwender nach dem Erhalt einer Fehlernachricht und der Korrektur des Fehlers, die betroffene Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erneut ohne den entsprechenden Fehler versenden kann.

Bei technischen Problemen ist immer der PVS-​Anbieter der richtige Ansprechpartner. Dieser unterstützt Praxen bei:

•  Rückfragen zur Bestellung der TI-​Komponenten
•  Bestellung/ Einrichtung des KIM-​Dienstes
•  Einrichtung der Kartenterminals
•  Einrichtung des eAU-​Updates (Modul im PVS)
•  Aktivierung und Inbetriebnahme des eHBA in der Praxissoftware
•  Einrichtung der Signaturfähigkeit im System
•  Fehlermeldungen in der Praxissoftware

Die KVN-Ansprechpartner für weitere Fragen finden Sie unten auf dieser Seite.

Bei der Ausstellung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Rahmen eines Hausbesuches können Sie vorab in Ihrer Praxis eAU-Ausdrucke im PVS vorbereiten und das Personalienfeld mit den Patientendaten befüllen. Diese können dann Im Bedarfsfall kann so beim Hausbesuch die AU-Bescheinigung händisch mit den weiteren erforderlichen Daten ergänzt werden. Alternativ kann die AU auch später als eAU in der Praxis im PVS erstellt und an die Krankenkasse übermittelt werden.

Bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, die bei Hausbesuchen ausgestellt werden, muss die Übermittlung der Daten an die Krankenkasse bis zum Ende des folgenden Werktages erfolgen. Wenn Sie also am Freitagabend bei einem Hausbesuch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellen, haben Sie bis Montagabend Zeit für die digitale Übermittlung der Daten an die Krankenkasse.        

Die ab Oktober 2021 gültige Versandpauschale GOP 40131 (86 ct) kann abgerechnet werden, wenn die AU bei einem Hausbesuch ausgestellt wird und dem Patienten ein Ausdruck des AU-​Formulars nachträglich zugeschickt werden muss.

So wie Ärztinnen und Ärzte die Papier-​​AU unterschreiben, benötigt die eAU eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES). Dies kann entweder sofort bei Erstellen der eAU oder über eine Stapel-​ bzw. Komfortsignatur erfolgen. Für dieses besonders sichere Verfahren müssen Sie nicht nur ihren elektronischen Heilberufsausweis in das Lesegerät stecken, sondern auch noch ihre PIN eingeben.

Da das im Praxisalltag bei der Vielzahl an auszustellenden AUs zu viel Zeit kosten würde, hat sich die KBV für eine „Komfortsignatur“ stark gemacht. Hier geben Sie für einen bestimmten Zeitraum jeweils bis zu 250 Signaturen frei. Für die Komfortsignatur benötigen Ärzte eine weitere Ausbaustufe des Konnektors, die diese Funktion unterstützt (PTV4+-​Konnektor).

Für die Nutzung der Komfortsignatur muss Ihr eHBA dauerhaft in einem stationären Kartenlesegerät der Praxis stecken. Sie können Ihren eHBA zu Beginn Ihrer Tätigkeit in das Kartenlesegerät stecken und Ihre 6-8 stellige PIN eingeben. Hierdurch können Sie Ihre qualifizierte elektronische Signatur für maximal 24 Stunden und für bis zu jeweils 250 Signaturen freischalten. Beim Entfernen des eHBA wird die Komfortsignatur unterbrochen. Für die Komfortsignatur muss nicht zwangsläufig an jedem Arbeitsplatz ein Kartenlesegerät stehen. Die technische Umsetzung der Komfortsignatur erfolgt im PVS. Lediglich die PIN-​Eingabe erfordert ein Kartenlesegerät.

Die Komfortsignaturfunktion sollte im PVS in der Zwischenzeit flächendeckend verfügbar sein. Andernfalls Erkundigen Sie sich bitte über den aktuellen Status der Verfügbarkeit der Komfortsignatur bei Ihrem PVS-​Anbieter.

Ein anderes Signaturverfahren – die Stapelsignatur – ist bereits in allen Praxen möglich, da sie mit dem E-​Health-​Konnektor (Konnektor-​Update PTV3) ausgeliefert wurde. Sie signieren hierbei einen vorbereiteten elektronischen Dokumentenstapel. Bei der eAU wäre das möglich, da es ausreicht, alle an einem Tag gesammelten AU-​Bescheinigungen einmal täglich an die Krankenkassen zu senden.

Wenn ein Signieren mit dem eHBA aus technischen oder anderen Gründen, die nicht in Ihrer Verantwortung liegen, nicht möglich ist, kann die eAU auch mit dem Praxisausweis ersatzweise (SMC-B) signiert werden.

Hier finden Sie weitere Informationen:

• Gematik Informationsvideo zum eHBA2

Ja. Auch ein Vertretungsarzt muss über einen eigenen eHBA verfügen, damit er alle vertragsärztlichen Tätigkeiten ausführen kann, wie das Ausstellen von eAU und eRezept sowie die Aktualisierung eines Notfalldatensatzes, die alle eine elektronische Signatur mittels eHBA erfordern.

Wie bisher auch darf die MFA die eAU vorbereiten, die digitale Unterschrift darf nur vom Arzt gesetzt werden.

In letzter Zeit ist es vereinzelt zu Störungen bei der Übermittlung der eAU gekommen, die speziell bei der Verwendung einer bestimmten Praxissoftware aufgetreten sind. Wer haftet bei verspäteter Übermittlung und der Versagung des Krankengeldes?

Dazu die KVN: Der Praxisverantwortliche haftet im Rahmen der Prozesse innerhalb seiner Praxis. Für Fehler außerhalb seiner Praxis – also die nachgelagerten Prozesse in der TI, die nicht in der Verantwortung des Arztes liegen – ist die Praxis nicht verantwortlich. Im Zusammenhang mit der fraglichen Praxissoftware war der Fehler nicht erkennbar gewesen, auch, weil die eAUs als korrekt zugestellt angezeigt worden sind und nach unserer Information Zustellbestätigungen vorlagen. Nach Einschätzung der KVN kommt eine Haftung der Praxisinhaber daher weder in Bezug auf die Datenverantwortung noch in Bezug auf etwaige Ansprüche des Versicherten wegen Versagung von Krankengeld in Betracht. Eine Ausnahme besteht nur, wenn eine Zustellbestätigung ausgeblieben ist und das Ersatzverfahren dennoch nicht durchgeführt wurde. Der Fehler konnte mittlerweile behoben werden.

• Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI)
• TI-​Konnektor: Für einen reibungslosen Ablauf in der Praxis empfiehlt die KVN den sogenannten ePA-​Konnektor (Version PTV4+), da nur dieser die Komfortsignatur unterstützt.
• Anschluss an dem KIM-​Dienst inklusive Zugangsdaten und E-​Mailadresse für den KIM-​Dienst
• KIM-​Anwendung und eAU-​Modul im Praxisverwaltungssystem (PVS)
• Elektronischer Heilberufsausweis der Generation 2 (eHBA G2) für die qualifizierte elektronische Signatur der eAU
• zusätzliche Kartenterminals in den Sprechzimmern zur Freigabe der Signatur
• Kennzeichnung der anfallenden Kosten über die Abrechnung:
  • GOP 97130 (Anbindung an dem KIM Dienst)
  • GOP 97131 (u. a. zusätzliche Kartenterminals)

• KBV-Themenseite eAU
• Erklärvideo zur eAU
• Praxisinformation zur eAU

• eAU